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développement
et le mieux-être
des enfants

Offre d'emploi

PROFIL DE POSTE

 

Poste : Adjointe administrative et responsable à l’accueil

Secteur : CPSTR

Titre du poste du supérieur immédiat : Directrice administrative et financière

Date : juin 2018

 

Rôle

Le/la titulaire du poste accueille et adjointe administrative, informe et oriente les familles et les visiteurs.  Il/elle gère les rendez-vous avec les familles et les membres de l’équipe de services.  Il/elle s’assure de bien classer les documents et de bien organiser les dossiers et de les garder à jour autant pour les dossiers administratifs que clinique. La qualité de l’accueil est fondamentale dans l’approche de pédiatrie sociale.

 

Principales responsabilités

  1. Accueil et téléphone
  1. Accueillir les familles et les visiteurs se présentant au centre de pédiatrie sociale de façon courtoise et attentionnée.
  2. Recevoir et acheminer les appels téléphoniques et le courrier.
  3. Gérer les prises de rendez-vous auprès des familles et des membres de l’équipe de services.
  4. Gérer la présence des bénévoles lors de journées cliniques.
  5. Préparer la salle clinique et la salle d’accueil avant les rencontres et les cliniques.
  6. Ouvrir les nouveaux dossiers cliniques.
  7. Gérer l’ensemble des formulaires nécessaires au suivi des dossiers cliniques.
  8. Assurer la gestion des demandes de renouvellement de prescriptions et la réception de rapport par télécopieur

 

  1. soutien administratifs et clinique
  1. Appuyer les directions dans ses tâches et dans la gestion des dossiers en cours.
  2. Fournir du soutien administratif et logistique aux directions.
  3. Effectuer des tâches administratives : préparation et mise en page de lettres, de documents et de rapports, organisation des réunions d’équipe (ordres du jour et convocations), classement des dossiers, inventaire des fournitures de bureau.
  4. Participer à l’accueil des nouveaux employés et stagiaires : prévoir et organiser l’environnement de travail, préparer les documents à remettre, faire les présentations au personnel et la visite du milieu de travail, etc.
  1. Recevoir les factures, les demandes de remboursement et les feuilles de temps et les transmettre à la direction financière et administrative.  Effectuer les suivis nécessaires.
  1. Classer les documents et tenir les dossiers en ordre et à jour.
  2. Fournir un appui dans la planification et la réalisation d’activités et d’événements pour le CPSTR.
  3. Remplir des demandes de subvention
  4. Assurer une organisation efficace des classements
  5. Entrer les données dans le logiciel comptable
  6. Compiler, s’il y a lieu, des données, des statistiques et d’autres renseignements, afin d’appuyer les activités de recherche et d’autres partenaires.
  7. Suivi des communications au Conseil d’administration

 

Défis à relever

  1. Savoir faire face à des situations difficiles du point de vue émotif.
  2. Gérer des demandes multiples et souvent imprévisibles.
  3. Respecter en tout temps la confidentialité des informations obtenues et transmises dans le cadre du travail.
  4. Être capable d’évoluer dans un contexte rapide et changeant.
  5. Exercer un bon jugement dans la gestion des documents courants et confidentiels.
  6.  

 

 

Qualifications

  1. Scolarité
  1. Diplôme d’études secondaires et une formation professionnelle pertinente au poste : DEC adjointe administrative, DEC en secrétariat

 

  1. Expériences de travail
  1. Expérience comme adjointe administrative serait un bon atout.
  2. Expérience de travail auprès d’une population vulnérable (un atout).

 

  1. Connaissances spécialisées 
  1. Bonne connaissance de la suite MS Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook
  2. Bonne connaissance du protocole d’intervention de la Fondation auprès de la clientèle vulnérable
  3. Bonnes aptitudes en rédaction

 

  1. Compétences et aptitudes
  1. Bon sens de la planification et de l’organisation
  2. Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et à établir des priorités
  3. Autonomie et sens de l’initiative
  4. Bon jugement
  5. Professionnalisme et discrétion
  6. Aisance dans les communications interpersonnelles.
  7. Capacité d’adaptation
  8. Polyvalence
 

 

 

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